Identificação

Resolução TRE/PI nº 445, de 09 de maio de 2022

Situação

Vigente

Origem

Processo Administrativo nº 0600128-92.2022.6.18.0000

Publicação

DJE de 17/05/2022

Normas correlatas

Resolução TRE-PI nº 374/2019 - Revogada 

Resolução TRE-PI nº 282/2014 - Revogada 

Portaria TRE-PI nº 1079/2019 - Revogada 

Observação

Texto Original (Formato PDF)

Texto

RESOLUÇÃO Nº 445, DE 9 DE MAIO DE 2022

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 0600128-92.2022.6.18.0000

ORIGEM: TERESINA/PI

Interessado: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

Relator: Desembargador Erivan Lopes

Dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PIAUÍ, no uso das atribuições que lhe confere o art. 15, inciso IX, da Resolução TRE-PI nº 107, de 4 de julho de 2005 (Regimento Interno);

Considerando o art. 20 da Lei nº 8.159/1991, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

Considerando que a Lei nº 12.527/2011 estabelece a obrigação de o Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

Considerando a Lei nº 13.709/2018, que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

Considerando o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta o disposto no inciso X do art. 3º da Lei 13.874/2019 e no art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

Considerando a Resolução CNJ nº 324/2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME;

Considerando a Resolução CNJ nº 363/2021, que estabelece medidas para o processo de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais a serem adotadas pelos tribunais;

Considerando a Resolução CNJ nº 408/2021, que dispõe sobre o recebimento, o armazenamento e o acesso a documentos digitais relativos a autos de processos administrativos e judiciais;

Considerando o disposto no art. 6°, I, da Resolução TSE nº 23.379/2012, que disciplina o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral - PGD-JE;

Considerando a Resolução TSE nº 23.644/2021, que dispõe sobre a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral;

Considerando o disposto no art. 4º, II e III, da Resolução TRE-PI nº 374/2019, que dispõe sobre a composição e as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí; e

Considerando a necessidade de atualização dos instrumentos de Gestão Documental deste Tribunal;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí, destinada ao desenvolvimento de infraestrutura para a área de gestão documental e à promoção do desenvolvimento e do uso de técnicas de gestão da informação arquivística no âmbito do TRE-PI.

§ 1º A gestão de documentos no TRE-PI abrange as atividades de protocolo, expedição, arquivo e a administração de documentos e processos eletrônicos;

§ 2º A Política de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí estabelece as diretrizes básicas, os instrumentos e os procedimentos de gestão documental a serem utilizados pelas unidades da Secretaria do Tribunal e Cartórios da Justiça Eleitoral do Piauí.

Art. 2º Para fins desta Resolução consideram-se:

I – Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;

II – Arquivos Correntes: conjunto de documentos de gestão, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário – que é dar suporte imediato às atividades administrativas ou técnicas –, é objeto de consultas frequentes pelas unidades gestoras, a quem compete sua administração;

III – Arquivos Intermediários: conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nas unidades administrativas do Tribunal, aguardam sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, por razões de interesse administrativo;

IV – Arquivos Permanentes: conjunto de documentos avaliados como possuidores de valor histórico, probatório e informativo, os quais devem ser preservados em caráter definitivo;

V – Valor primário de documentos: valor atribuído a um documento em função de seu interesse para a unidade produtora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais, financeiros ou probatórios; está estreitamente ligado com as razões que justificam sua criação, existência e utilização;

VI – Valor secundário de documentos: valor atribuído a um documento baseado na sua não-utilização imediata ou científica e nas características de testemunho ou de informação geral; o valor secundário coexiste com o valor primário, porém as ações decorrentes de sua existência só ocorrem de maneira efetiva após o término da etapa correspondente ao valor primário;

VII – Arquivo central: espaço físico destinado à guarda de documentos de responsabilidade do Serviço de Arquivo;

VIII – Arquivo setorial: espaço físico e mobiliário destinado à guarda de documentos sob responsabilidade das unidades do Tribunal;

IX – Avaliação: processo de análise e identificação dos valores dos documentos de arquivo, com vistas à seleção e destinação final;

X – Plano de Classificação de Documentos - PCD: instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais produzidos ou recebidos, conforme os critérios definidos pelo tipo de classificação adotado, e os expõe de forma hierárquica por meio das unidades de classificação;

XI – Tabela de Temporalidade Documental - TTD: instrumento de gestão arquivística em que se determinam os prazos de permanência de um documento nos arquivos setoriais e a época em que o documento deve ser transferido ao arquivo intermediário, com vistas ao descarte ou recolhimento ao arquivo permanente;

XII – Data-limite: identificação cronológica de um documento ou conjunto documental, em que são mencionados os anos de início e de término do período abrangido;

XIII - Dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

XIV – Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

XV – Tratamento de dado pessoal: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

XVI – Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas. Ex: papel, fita magnética, filme de nitrato, digital;

XVII - Alienação: Transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou processos.

Art. 3º A Política de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí é regida pelos seguintes princípios e diretrizes básicas:

I – garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II – promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo TRE-PI;

III – interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;

IV – guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

V – manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;

VI – classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, plano de classificação e tabela de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória e à garantia dos direitos individuais;

VII – manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

VIII – padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

IX – adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

X – garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

XI – capacitação e orientação de magistrados e de servidores sobre os fundamentos e instrumentos de gestão documental.

XII – proteção dos direitos fundamentais de liberdade, privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural quando da execução das atividades de gestão documental que impliquem no tratamento de dados pessoais.

Art. 4º São instrumentos de gestão documental utilizados no TRE-PI os disciplinados nos seguintes anexos:

I – Anexo I: Plano de Classificação de Documentos - PCD;

II – Anexo II: Tabela de Temporalidade Documental - TTD;

III - Anexo III: Índice Alfabético Remissivo do Plano de Classificação de Documentos - PCD;

IV – Anexo IV: Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos;

V – Anexo V: Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos elaborado pela CPAD;

VI – Anexo VI: Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos elaborado pelas Zonas Eleitorais;

VII – Anexo VII: Solicitação de Alienação de Documentos;

VIII – Anexo VIII: Modelo de Termo de Eliminação de Documentos;

IX – Anexo IX: Cronograma de transferência/recolhimento de documentos e Processos para o Serviço de Arquivo;

X – Anexo X: Listagem de Verificação para Baixa Definitiva dos Autos;

XI – Anexo XI: Lista de Documentos Vitais.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

SEÇÃO I

DA UNIDADE DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 5º À Seção de Comunicações, composta pelos Serviço de Protocolo, Serviço de Expedição e Serviço de Arquivo, nos termos do regulamento da Secretaria do TRE-PI, compete a gestão documental no âmbito deste Regional.

Art. 6º Compete ao Serviço de Protocolo e ao Serviço de Expedição o gerenciamento de documentos e informações em fase corrente – por meio de seleção, identificação, registro e classificação, bem como a distribuição da documentação e o controle do seu trâmite no âmbito do Tribunal, independentemente do suporte de registro da informação. Essas unidades não estão formalmente constituídas na Res. 271/2013.

Parágrafo único. Todo documento de natureza institucional recebido no TRE-PI deverá ser encaminhado ao Serviço de Protocolo.

Art. 7º Compete ao Serviço de Arquivo a guarda dos documentos administrativos e judiciais produzidos e recebidos na Secretaria do Tribunal nas fases intermediária e permanente, mediante a execução das atividades de classificação, higienização, acondicionamento, ordenação, conservação, preservação, empréstimo, desarquivamento, digitalização e descarte dos documentos do arquivo intermediário sob sua custódia, de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do TRE-PI.

§ 1º Ao Serviço de Arquivo compete a gestão de documentos intermediários no que concerne apenas à custódia desses documentos, não sendo permitida a manipulação de conteúdos, a mudança da ordem original, a retirada ou a inclusão de peças, sem autorização da unidade gestora, excetuando-se a reclassificação documental.

§ 2º Compete ainda ao Serviço de Arquivo prestar o apoio técnico às atividades a serem desenvolvidas pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

SEÇÃO II

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do TRE-PI a formulação, planejamento e avaliação contínua da política de gestão documental do Tribunal.

Art. 9º A CPAD terá como membros permanentes os servidores(as) responsáveis pela unidade de gestão documental, unidade de gestão da memória e biblioteca do Tribunal, devendo contemplar ainda a seguinte composição mínima:

I – um servidor da unidade de tecnologia da informação;

II – um servidor graduado em curso superior de Arquivologia;

III – um servidor graduado em curso superior de História; e

IV – um servidor graduado em curso superior de Direito;

Parágrafo Único. A Portaria de designação dos servidores integrantes da CPAD especificará, dentre esses, o seu (sua) Presidente e o (a) Secretário (a).

Art. 10. Compete a (o) Presidente da CPAD as seguintes atribuições:

I – convocar e coordenar as reuniões;

II – distribuir, para análise dos respectivos membros, os processos e as proposições que exijam manifestação da CPAD;

III – expedir orientações complementares necessárias ao funcionamento da CPAD, ouvidos os demais membros;

IV – encaminhar propostas decorrentes das decisões dos membros;

V – acompanhar as atividades da Comissão, tomando as necessárias providências para o seu pleno desempenho.

Art. 11. Compete a (ao) Secretária(o) da CPAD as seguintes atribuições:

I – elaborar as atas das reuniões da CPAD;

II – substituir o Presidente da CPAD nos seus impedimentos.

Art. 12. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do TRE-PI:

I – elaborar minutas de normas relativas à Política de Gestão Documental e encaminhá-las para aprovação da Administração Superior;

II – propor alterações nos instrumentos de gestão documental do TRE-PI, encaminhando as atualizações necessárias ao Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (CGD-JE) para análise e recomendação de aprovação;

III – propor medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, bem como a adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais decorrentes das atividades de gestão documental, em todas as fases do ciclo documental;

IV – analisar, avaliar e selecionar os documentos produzidos e recebidos no TRE-PI, para fins de guarda permanente ou eliminação, obedecendo aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental - TTD;

V – aprovar e publicar o edital de ciência de descarte de documentos e o termo de eliminação de documentos;

VI – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário (histórico probatório, informativo) dos documentos e/ou processos;

VII – apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;

VIII – autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a TTD;

IX – gerenciar o conteúdo da página relativa à gestão documental no sítio eletrônico do TRE-PI;

§1º Fica estabelecido o quórum mínimo de 02 (dois) membros da CPAD para a conformidade das atividades realizadas e elaboração de documentos oriundos das competências estabelecidas nesta resolução.

§ 2º O Parecer da CPAD, autorizando o descarte de documentos institucionais, deverá ser homologado pela Presidência do TRE-PI.

Art. 13. As reuniões da CPAD ocorrerão mediante convocação do seu Presidente, quando a importância da matéria assim o justificar.

§ 1º A cada reunião será elaborada, pelo membro designado como secretário da CPAD, uma ata que deverá ser discutida, lavrada, aprovada e assinada por todos os presentes.

§ 2º As convocações para as reuniões serão feitas com antecedência mínima de 48 horas, devendo constar nas mesmas a ordem do dia.

§ 3º Deverá ser realizada, pelo menos, 01 (uma) reunião semestral da CPAD.

CAPÍTULO III

DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

SEÇÃO I

DA PRODUÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRAMITAÇÃO, AVALIAÇÃO E ARQUIVAMENTO

Art. 14. O Plano de Classificação de Documentos – PCD do TRE-PI, constante do Anexo I, consiste no esquema de distribuição de documentos em classes funcionais e tem fundamento na análise das funções e atividades desenvolvidas pelo TRE-PI.

§ 1º O PCD do TRE-PI estabelece a classificação dos documentos independentemente do suporte ou do valor: primário ou secundário;

§ 2º A estrutura de classificação parte do geral para o específico, tornando possível a inserção de códigos adicionais de classificação com o desenvolver de novas atividades.

Art. 15. A classificação dos documentos deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento no TRE-PI (Serviço de Protocolo da Secretaria ou Zonas Eleitorais), de modo a facilitar a organização e os procedimentos de gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento (produção, tramitação até a destinação final).

Art. 16. A Tabela de Temporalidade Documental - TTD, constante do Anexo II, é o instrumento de gestão que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

§ 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal deverão seguir a TTD como orientação para a transferência e/ou recolhimento de documentos dos arquivos correntes (setoriais) ao Serviço de Arquivo, para os fins de cumprir prazo de guarda obrigatório no arquivo intermediário antes de sua destinação final ou ser diretamente recolhido ao arquivo permanente;

§ 2º A transferência e o recolhimento de documentos das unidades da Secretaria para o Serviço de Arquivo deverão obedecer ao cronograma estabelecido no anexo VIII;

§ 3º Os Cartórios Eleitorais são os responsáveis pela guarda do seu acervo em todas as fases do ciclo documental (corrente, intermediária e permanente).

Art. 17. Consideram-se documentos essenciais ao Tribunal os que constituam:

I - decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas, regimentos, regulamentos, etc.);

II - registros de fatos ou ocorrências (atas, relatórios, memórias de reunião, etc.);

III - acordos em que a administração pública seja parte (contratos, convênios, etc.);

IV - publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas, edições eletrônicas etc.).

Art. 18. Nenhum documento de natureza arquivística, independentemente do suporte, poderá ser descartado, destruído, transferido ou recolhido antes de ser classificado conforme o PCD e avaliado conforme a TTD aprovados.

Art 19. Os documentos considerados de guarda permanente, segundo a TTD, fazem parte do Fundo Histórico e Arquivístico da Justiça Eleitoral.

Art. 20. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros, devendo estas informações serem registradas na Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos (Anexo X) pela unidade que solicita o arquivamento junto ao Serviço de Arquivo.

Art. 21. O serviço de arquivo deverá manter registros individualizados dos documentos arquivísticos sob sua custódia, utilizando procedimentos de indexação e descrição, seguindo critérios e normas universais aplicáveis à matéria.

Art. 22. O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais, nos termos da Política Geral de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do TRE-PI.

SEÇÃO II

DO DESARQUIVAMENTO E ACESSO A DOCUMENTOS E PROCESSOS

Art. 23. Compete ao serviço de arquivo gerenciar o desarquivamento, o empréstimo e a devolução de documentos e processos sob custódia do arquivo central, independentemente do suporte, executando as medidas técnicas que garantam a segurança, controle e celeridade nos procedimentos.

Art. 24. A responsabilidade pelo desarquivamento, acesso e o controle de devolução nos arquivos setoriais caberá à unidade detentora da guarda do documento ou processo.

Art. 25. A solicitação de desarquivamento ou o acesso a documentos e processos sob custódia do arquivo central, feita pelo público interno (pessoal lotado em órgãos da Justiça Eleitoral do Piauí), será realizada via e-mail institucional ou mediante registro no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Art. 26. O requerimento de desarquivamento ou acesso a documentos e processos sob custódia do arquivo central, realizado pelo público externo, deverá ser registrado junto ao Serviço de Protocolo e Expedição, que realizará a devida inserção para tramitação no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

§ 1º O requerimento de que trata o presente artigo será endereçado ao titular da Secretaria a qual encontra-se subordinada a unidade gestora do documento, a quem compete a análise e manifestação acerca do requerido;

§ 2º Uma vez autorizado o desarquivamento, acesso e/ou fornecimento de cópias, o requerimento será remetido ao Serviço de Arquivo, que será responsável pelo atendimento e acompanhamento da demanda.

Art 27. A unidade de gestão documental deverá manter atualizadas no sítio eletrônico do TRE-PI as informações relativas aos canais que viabilizem o pleno acesso à documentação arquivística sob custódia do Serviço de Arquivo (endereços, telefones, e-mails etc.).

Art. 28. O desarquivamento e o acesso a documentos e processos nos arquivos setoriais das unidades da Secretaria do Tribunal e Cartórios Eleitorais deverão observar, no que couber, o prescrito nesta Resolução e nas normas contidas no Manual de Procedimentos Cartorários/CRE-PI.

Art. 29. Os servidores e colaboradores que, em decorrência da execução das atividades de desarquivamento e concessão de acesso a documentos ou processos integrantes do acervo documental do TRE-PI, atuem como operadores no tratamento de dados pessoais devem adotar os requisitos de segurança, os padrões de boas práticas, de governança e os princípios gerais estabelecidos pela Política de Segurança da Informação e pela Política Geral de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do TRE-PI.

SEÇÃO III

DO DESCARTE DE DOCUMENTOS

Art. 30. A eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados no âmbito do Tribunal deverá ser aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e homologada pela Presidência do Tribunal.

§ 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal e os Cartórios Eleitorais deverão proceder à autuação de processo administrativo de eliminação de documentos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, a ser encaminhado para a manifestação da CPAD.

§ 2º O processo deverá ser instruído com a Listagem de Eliminação de Documentos (modelo constante do Anexo IV), elaborada segundo as regras contidas no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade Documental.

Art. 31. A autorização para eliminação de documentos oriundos das unidades da Secretaria do Tribunal, após a devida homologação da Presidência, deverá ser amplamente divulgada pela CPAD, na forma da elaboração do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (modelo constante do Anexo V), com o objetivo de dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do Tribunal, a qual deverá ser feita no sítio do Tribunal na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação de interessados a requerer a alienação de documentos ou cópias de peças de documentos e processos.

Parágrafo único. Idêntica providência deverá ser realizada pelas Chefias dos Cartórios Eleitorais, utilizando-se do modelo de edital constante do Anexo V, além da fixação do Edital em questão no local de costume das Zonas Eleitorais e da juntada de cópia desse documento ao respectivo processo, certificando-se o período em que ficou afixado.

Art. 32. Eventual solicitação de alienação de documento objeto da eliminação deverá ser requerida pela parte interessada, por meio do preenchimento do formulário constante do Anexo VII.

§ 1º O pedido será decidido pela Presidência, após manifestação da CPAD;

§ 2º Sendo deferido o pedido, será procedida a entrega dos documentos pela unidade que detém sua custódia, mediante recibo, à parte interessada;

§ 3º O indeferimento do pedido será comunicado à parte interessada pela CPAD.

Art. 33. Após o decurso do prazo previsto em edital, será realizada a fragmentação dos documentos, procedimento que deverá observar critérios de responsabilidade social e preservação ambiental, ficando autorizado que os documentos, após descaracterizados e fragmentados, sejam, se possível, doados a instituições que coletam material reciclável com proposta de inclusão social.

§ 1º A descaracterização e fragmentação dos documentos deverão ser promovidas de forma a impedir a identificação dos dados pessoais neles contidos e serão efetivadas mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração;

§ 2º O processamento da eliminação dos documentos das unidades administrativas da Sede do Tribunal será realizado pela CPAD.

§ 3º O processamento da eliminação dos documentos das Zonas Eleitorais será realizado pela respectiva administração cartorária, com o apoio técnico do Serviço de Arquivo.

§ 4º A descaracterização ou inutilização dos documentos deverá ser realizada por servidor da Justiça Eleitoral, ou, se efetuada por terceiro, deverá ser assistida por um servidor da Justiça Eleitoral designado especificamente para o ato.

§ 5º Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado pelo servidor que acompanhar a descaracterização dos documentos o Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo VIII, com a finalidade de registrar as informações relativas ao ato de descarte, tais como a identificação dos conjuntos documentais eliminados e suas respectivas datas-limite.

CAPÍTULO IV

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Art. 34. Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos deverão ter rotinas de descarte dos documentos inativos e sem valor permanente, visando auxiliar nos custos, escalabilidade, desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

§ 1º Para o fim do que trata o caput deste artigo, os sistemas deverão adotar o PCD do TRE-PI, utilizando a mesma nomenclatura e notação, bem como a TTD, com a mesma nomenclatura e temporalidade.

§ 2° Os prazos de guarda determinados na TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento no sistema.

§ 3º Ao realizar o descarte dos documentos digitais, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, considerando-se que a eliminação dos documentos digitais não implica a eliminação de seus metadados.

§ 4º Não serão descartados documentos digitais em tramitação, com pendências, sob litígio ou investigação.

§ 5º Todas as cópias dos documentos digitais descartados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Art. 35. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário – Moreq-Jus.

Art. 36. Os documentos digitais avaliados como de guarda permanente devem, após expirado o seu valor primário, ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário.

Art. 37. Para fins de preservação digital, o Tribunal deverá adotar repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Art. 38. Os documentos e as peças digitais encaminhados pelas partes para juntada em autos judiciais ou administrativos deverão ser, preferencialmente, compatíveis com os sistemas eletrônicos utilizados no TRE-PI e, após a juntada, passarão a compor o processo digital e observarão as normas e diretrizes da política de gestão documental do tribunal.

Art. 39. A gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais, cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, serão efetivados mediante a implementação e utilização do repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), com observância de garantia de acesso às partes.

Parágrafo único. Os sistemas processuais deverão permitir o acesso contínuo aos documentos e às mídias digitais referenciados no caput por meio de links ou indicação do respectivo endereço de acesso registrado nos autos físicos ou eletrônicos.

Art. 40. O documento ou a mídia digital que não puder ser anexado ao sistema de processo eletrônico do tribunal ou ao repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq, qualquer que seja o motivo, deverá ser relacionado em certidão padronizada pelo tribunal.

§ 1º A certidão mencionada no caput deste artigo conterá:

a) descrição pormenorizada, acompanhada da justificativa acerca da impossibilidade de o arquivo ser anexado ou armazenado de outra forma;

b) mídia ou dispositivo empregado para armazenamento;

c) local específico em que se encontra mantida a mídia ou dispositivo;

d) data, nome, matrícula e assinatura do servidor responsável pela guarda e emissor da certidão.

§ 2º Na hipótese do caput deste artigo, o material deverá permanecer acautelado em local seguro da unidade da Secretaria ou do Cartório Eleitoral e armazenado em mídia externa fornecida pelo tribunal, facultando-se às partes amplo acesso ao seu conteúdo e realização de cópia em dispositivo eletrônico a ser fornecido pelo interessado.

Art. 41. Os documentos ou as mídias que não estejam referenciados nos autos físicos ou eletrônicos serão considerados não integrantes dos autos do processo.

Art. 42. Os documentos ou as mídias digitais que representem risco à violação da intimidade ou que impliquem em tratamento de dados sensíveis deverão ser identificados na juntada ao processo eletrônico como documento “reservado/sensível”.

§ 1º Ao documento especificado como “reservado/sensível” deverá ser conferido o grau mais elevado de sigilo, limitando o acesso a usuários designados, conforme as funcionalidades e regras do sistema eletrônico.

§ 2º As mesmas regras serão aplicadas para acesso ao repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq ou às mídias e aos dispositivos externos que armazenem documentos ou arquivos sensíveis.

Art. 43. Os processos judiciais eletrônicos deverão ser ajustados para marcar a existência de documentos e arquivos digitais em RDC-Arq ou em dispositivos externos.

§ 1º Os sistemas processuais deverão impedir a baixa do processo, físico ou eletrônico, até que seja definida a destinação legal, conforme a temporalidade estabelecida pela política de gestão documental do tribunal;

§ 2º O tratamento dos documentos e das mídias digitais admitidos no sistema de processo eletrônico do tribunal e dos referidos no § 1º deste artigo, no que couber, observará as normas da política de gestão documental do TRE-PI, incluídas avaliação, temporalidade e proteção legal de dados pessoais.

CAPÍTULO V

DA CONVERSÃO DO SUPORTE

Art. 44. A conversão do suporte de documentos e processos administrativos e judiciais no âmbito do TRE-PI será realizada mediante o procedimento técnico da digitalização, a qual consiste na conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Art. 45. O procedimento de digitalização deverá ser realizado de forma a garantir:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV – a confidencialidade, quando aplicável; e

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 46. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborar e coordenar projeto técnico específico para a digitalização de documentos no âmbito do TRE-PI, bem como deliberar sobre os tipos e conjuntos documentais a serem digitalizados.

Parágrafo único. O projeto técnico preconiza a organização, a preservação, o acesso dos documentos tanto no meio digital quanto no meio físico e garante a segurança e controle da conformidade do processo de digitalização.

Art. 47. Compete ao Serviço de Aquivo a execução dos procedimentos técnicos necessários para a digitalização de documentos e processos administrativos e judiciais no TRE-PI, os quais deverão seguir os requisitos e padrões técnicos constantes do projeto elaborado pela CPAD;

Art. 48. As partes e advogados serão intimados, nos termos da lei, para que verifiquem a regularidade da digitalização dos processos convertidos para o meio eletrônico, constando prazo mínimo de 30 (trinta) dias para alegação de eventual desconformidade com o processo físico.

Parágrafo único. Os autos físicos digitalizados para tramitação eletrônica não poderão ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 49. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do TRE-PI.

Art. 50. Ficam revogadas a Resolução TRE-PI nº 374, de 27 de março de 2019; Resolução TRE-PI nº 282, de 16 de junho de 2014 e a Portaria TRE-PI nº 1079, de 20 de dezembro de 2019.

Art. 51. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí, em Teresina, 9 de maio de 2022

DESEMBARGADOR ERIVAN LOPES

Presidente e Relator

Este texto não substitui o publicado no DJE de 17/05/2022.