Atribuições:

Art. 54. Ao Serviço de Arquivo compete:

I - receber, registrar e arquivar os processos e demais documentos transferidos e recolhidos das unidades do Tribunal, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental;

II - manter o acervo documental em condições de atender a consultas do público interno e externo, mediante critérios de acesso definidos pela Instituição, efetuando, quando autorizado, o respectivo desarquivamento e/ou fornecimento de cópias de documentos;

III - providenciar e controlar o empréstimo de documentos às unidades do Tribunal;

IV - providenciar, decorrido o prazo de guarda, o descarte de documentos na fase intermediária sob sua custódia;

V - elaborar e atualizar os instrumentos arquivísticos adequados para a divulgação e o acesso ao acervo documental;

VI - propor a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental;

VII - selecionar e preparar processos e demais documentos a fim de aplicar tecnologias de reprodução digital dos documentos, como estratégia de preservação e garantia de acesso à informação;

VIII - dar suporte técnico às atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;

IX - propor a elaboração de normas e procedimentos de gestão documental aplicáveis aos documentos de arquivo nas fases corrente, intermediária e permanente;

X - planejar e implementar os procedimentos técnicos necessários à conservação, preservação e segurança do acervo documental sob sua custódia;

XI - planejar e implementar ações e eventos a fim de divulgar o acervo e estimular a utilização do Arquivo como espaço de apoio à pesquisa, cultura e memória;

XII - desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Chefe da Seção.

(Resolução TRE-PI nº 271/2013 - Regimento Interno da Secretaria do TRE-PI)

Descarte de Documentos

O Serviço de Arquivo é a unidade responsável por realizar o controle do empréstimo de Máquinas Fragmentadoras de Papéis solicitadas pelas unidades cartorárias e demais unidades do TRE-PI por ocasião da conclusão dos processos de DESCARTE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS. Tal atribuição é executada em conjunto com a SEAPT (Transporte do equipamento) e SEALP (Controle do patrimônio).

O DESCARTE DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS no âmbito do TRE-PI tem seu rito definido pela Resolução TRE-PI nº 480/2024, que dispõe sobre a política de gestão documental do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí, nos seguintes termos:

1) O Art. 30. da Resolução supracitada prescreve que: “A eliminação de documentos com prazo de temporalidade esgotado no âmbito do Tribunal deverá ser aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e homologada pela Presidência do Tribunal”. Desse modo, o primeiro passo é identificar a documentação original passível de ser eliminada, ou seja, elaborar a LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MODELO CONSTANTE DO ANEXO IV DA RES. TRE-PI Nº 480/2024), utilizando para isso o Plano de Classificação (ANEXO I da Res. TRE-PI nº 480/2024) e a respectiva Tabela de Temporalidade ANEXO II da Res. TRE-PI nº 480/2024);

2) As Zonas Eleitorais e demais unidades deverão autuar Processo no SEI, que deverá ser instruído com a Listagem supracitada, o qual será encaminhado para apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do TRE-PI;

3) Após manifestação da CPAD e devida homologação pela Administração superior, deverá ser elaborado e publicado extrato do EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MODELO CONSTANTE DO ANEXO VI DA RES. TRE-PI Nº 480/2024) no Diário da Justiça Eletrônico e de seu inteiro teor, ou seja, em conjunto com a respectiva Listagem de Eliminação de Documentos, no sítio do Tribunal na Internet. O Edital tem por finalidade consignar o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, após a sua publicação no Diário da Justiça Eletrônico, para a manifestação de interessados a requerer a alienação de documentos, obtenção de certidões ou cópias de peças de documentos e processos;

4) Oportuno esclarecer que a elaboração do Edital de Eliminação de Documentos oriundos dos Cartórios Eleitorais deverá ser providenciada pelas respectivas chefias cartorárias, as quais devem encaminhá-lo para a CPAD, que se encarregará de providenciar a publicação do Edital no Diário da Justiça Eletrônico e no sítio do Tribunal na Internet. A regulamentação em questão disciplina também, de acordo com o Art. 33, caput, que a eliminação dos documentos consiste em procedimento que deverá observar critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, sendo vedada a incineração. Nesse sentido, a norma prevê ainda que os documentos a serem eliminados sejam, após descaracterizados e fragmentados, doados a instituições que coletam material reciclável com proposta de inclusão social, na forma do contido no Art. 33, caput, da Resolução TRE-PI nº 480/2024; e

5) Como procedimento final, a norma estabelece a elaboração do TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MODELO CONSTANTE DO ANEXO VIII DA RES. TRE-PI Nº 480/2024), conforme o Art. 33., § 5º, com o objetivo de registrar as informações relativas ao ato de eliminação, tais como a identificação dos conjuntos documentais eliminados e suas respectivas datas-limite.

Desse modo, ressaltamos a necessidade de formalizar o pedido de máquinas fragmentadoras de papéis oportunamente, via e-mail (arq@tre-pi.jus.br) ou pelo SEI (ARQ).

Caracterização do Acervo:

O acervo do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí é constituído por documentos referentes às eleições e julgamentos de matéria eleitoral desta unidade da federação, além da documentação administrativa que dá suporte à realização das atividades fim do Tribunal.

Acervo Documental Eletrônico

Condições de acesso aos documentos:

1) Formulário disponível no Protocolo Geral do TRE-PI: Edifício sede - Térreo - Praça Desembargador Edgar Nogueira, s/n. Centro Cívico - Teresina - PI (horário de funcionamento do protocolo: das 7h às 19h;

2) Contato do Serviço de Arquivo (Arquivo Central): E-mail: arq@tre-pi.jus.br; Telefone: (86) 2140-9199; e

3) Através da Ouvidoria do TRE-PI (formulário eletrônico): https://sei.tre-pi.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=ouvidoria&id_orgao_acesso_externo=0

Serviços de reprodução: Reprodução eletrostática e digital, a ser requisitada nos mesmos canais de acesso aos documentos

Endereço do Serviço de Arquivo (Arquivo Central) do TRE-PI: Rua Eliseu Martins nº 1640 - Centro - CEP: 64.000-120 - Teresina - PI

Dia e Horário de atendimento: Segunda a sexta-feira, das 07 h às 14 h (atendimento ao público externo).