Atribuições:

Art. 54. Ao Serviço de Arquivo compete:

I - receber, registrar e arquivar os processos e demais documentos transferidos e recolhidos das unidades do Tribunal, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental;

II - manter o acervo documental em condições de atender a consultas do público interno e externo, mediante critérios de acesso definidos pela Instituição, efetuando, quando autorizado, o respectivo desarquivamento e/ou fornecimento de cópias de documentos;

III - providenciar e controlar o empréstimo de documentos às unidades do Tribunal;

IV - providenciar, decorrido o prazo de guarda, o descarte de documentos na fase intermediária sob sua custódia;

V - elaborar e atualizar os instrumentos arquivísticos adequados para a divulgação e o acesso ao acervo documental;

VI - propor a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental;

VII - selecionar e preparar processos e demais documentos a fim de aplicar tecnologias de reprodução digital dos documentos, como estratégia de preservação e garantia de acesso à informação;

VIII - dar suporte técnico às atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;

IX - propor a elaboração de normas e procedimentos de gestão documental aplicáveis aos documentos de arquivo nas fases corrente, intermediária e permanente;

X - planejar e implementar os procedimentos técnicos necessários à conservação, preservação e segurança do acervo documental sob sua custódia;

XI - planejar e implementar ações e eventos a fim de divulgar o acervo e estimular a utilização do Arquivo como espaço de apoio à pesquisa, cultura e memória;

XII - desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Chefe da Seção.

(Resolução TRE-PI nº 271/2013 - Regimento Interno da Secretaria do TRE-PI)

Descarte de Documentos

O Serviço de Arquivo é a unidade responsável por realizar o controle do empréstimo de Máquinas Fragmentadoras de Papéis solicitadas pelas unidades cartorárias por ocasião da conclusão dos processos de descarte de documentos institucionais. Tal atribuição é executada em conjunto com a SEAPT (Transporte do equipamento) e SEALP (Controle do patrimônio).

O descarte de documentos institucionais no TRE-PI é regulado atualmente pela Resolução TRE-PI nº 445/2022, que prescreve a execução dos seguintes procedimentos principais, na sequência:

1) Autuação de processo específico no SEI, contendo a listagem de documentos a serem descartados (anexo IV da Resolução TRE-PI nº 445/2022), de acordo com os prazos constantes da Tabela de temporalidade documental (anexo II da Resolução TRE-PI nº 445/2022);

2) Manifestação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;

3) Decisão homologatória da Presidência do Tribunal;

4) Elaboração e publicação, pela unidade cartorária, do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (anexo VI da Resolução TRE-PI nº 445/2022), consignando o prazo de 45 dias para a manifestação de interessados a requerer a alienação de documentos ou cópias de peças de documentos e processos;

5) Após o período supracitado, a unidade cartorária deverá proceder à fragmentação dos documentos, oportunidade em que o servidor responsável deverá providenciar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos (Anexo VIII da Resolução TRE-PI nº 445/2022).

Desse modo, ressaltamos a necessidade de formalizar o pedido de máquinas fragmentadoras de papéis oportunamente, via e-mail (arq@tre-pi.jus.br) ou pelo SEI (ARQ).

Caracterização do Acervo:

O acervo do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí é constituído por documentos referentes às eleições e julgamentos de matéria eleitoral desta unidade da federação, além da documentação administrativa que dá suporte à realização das atividades fim do Tribunal.

Acervo Documental Eletrônico

Condições de acesso aos documentos:

1) Formulário disponível no Protocolo Geral do TRE-PI: Edifício sede - Térreo - Praça Desembargador Edgar Nogueira, s/n. Centro Cívico - Teresina - PI (horário de funcionamento do protocolo: das 7h às 19h;

2) Contato do Serviço de Arquivo (Arquivo Central): E-mail: arq@tre-pi.jus.br; Telefone: (86) 3217-3585; e

3) Através da Ouvidoria do TRE-PI (formulário eletrônico): https://sei.tre-pi.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=ouvidoria&id_orgao_acesso_externo=0

Serviços de reprodução: Reprodução eletrostática e digital, a ser requisitada nos mesmos canais de acesso aos documentos

Endereço do Serviço de Arquivo (Arquivo Central) do TRE-PI: Rua Eliseu Martins nº 1640 - Centro - CEP: 64.000-120 - Teresina - PI

Dia e Horário de atendimento: Segunda a sexta-feira, das 07 h às 14 h (atendimento ao público externo).